For å kunne følge opp våre kundeforhold innhenter og behandler vi personopplysninger om kontaktpersoner hos våre leietakere. Disse opplysningene er normalt navn, e-postadresse, telefonnummer og stillingstittel. Denne informasjonen får vi vanligvis direkte fra de opplysningene gjelder eller på andre måter fra den aktuelle kunden. Noen ganger henter vi inn informasjon fra offentlig tilgjengelige oversikter som for eksempel Brønnøysundregistrene. Ved inngåelse av en leiekontrakt vil vi også kunne innhente kredittsjekker av vår kontraktsmotpart. Som kontaktperson hos leietaker på våre bygg vil du kunne motta kundeundersøkelser, nyhetsbrev og annen informasjon fra oss.

Dersom du benytter deg av Mitt Leieforhold får du tilgang til kontrakts-, eiendoms-, faktura- og saksinformasjon samlet et sted. I løsningen behandler vi de samme personopplysningene om kontaktpersoner hos våre leietakere som nevnt over.

Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er som regel at det er nødvendig å behandle personopplysninger for å oppfylle avtalen med kunden, eller for å utføre gjøremål etter kundens ønske før en slik avtale inngås. Når det gjelder Mitt leieforhold behandler vi også noen opplysninger for å forbedre tjenesten. Grunnlaget for det er vår berettigede interesse i levere en så god tjeneste som mulig til våre leietagere.  

For å ivareta sikkerhetshensyn har mange av våre bygg adgangskontroll og/eller kameraovervåkning. Ved bruk av adgangskontroll registreres som regel navn, e-postadresse, telefonnummer og eventuelt personlig adgangskode. Denne typen systemer brukes i hovedsak for å hindre at uvedkommende får tilgang til bygget. Alle adgangskontrollsystemer har automatisk sletting etter 60-90 dager.

Kameraovervåkning brukes for å forebygge og oppklare straffbare handlinger som hærverk, innbrudd, tyveri og kriminelle hendelser, og er alltid godt merket. Kameraovervåking brukes ikke til andre formål enn dette. Det er bare de personene som har behov for det i sitt arbeid som tilgang til opptak. Alle kameraovervåkningsystemer har automatisk sletting etter 7 dager.

Grunnlaget for å behandle personopplysninger i forbindelse med adgangskontroll og kameraovervåkning er at det er nødvendig for å ivareta KLP Eiendoms berettigede interesse i å ivareta sikkerhetshensyn.

Er du kontaktperson hos en av våre forretningsforbindelser – for eksempel en leverandør av tjenester til våre bygg - behandler vi opplysninger som navn og kontaktinformasjon for å kunne komme i kontakt med deg. Vi lagrer også kontaktopplysninger om tidligere og mulige kunder og forretningsforbindelser. Dette er opplysninger vi bare behandler dersom vi mener det er sannsynlig at vi vil ha behov for å komme i kontakt med det aktuelle selskapet, for eksempel for å tilby leie i våre lokaler eller be om et tilbud på en vare eller tjeneste.

For å administrere avtaleforholdet henter vi også informasjon fra offentlig tilgjengelige oversikter som for eksempel Brønnøysundregistrene. Vi kan også innhente kredittsjekker i forbindelse med vurdering og evaluering av leverandører.

Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er som regel at det er nødvendig å behandle personopplysninger for enten å inngå eller å oppfylle en avtale med forretningsforbindelsen. Etter at avtalen er avsluttet er grunnlaget for å behandle disse opplysningene videre vår berettiget interesse i å sikre effektiv drift av vår virksomhet. Det samme gjelder behandling av opplysninger om mulige forretningsforbindelser.

Er du på besøk eller oppholder deg på en av våre eiendommer ønsker vi å sørge for  at ditt opphold skal være trygt, og at du skal kunne utføre det ærendet du har på en effektiv måte. En del av våre eiendommer har systemer for besøksregistrering. I dette systemet registreres som regel navn, arbeidsgiver, e-post adresser, telefonnummer og eventuelt registreringsnummer på bil. Denne typen systemer brukes i hovedsak for å sørge for at det ikke er uvedkommende i bygget, samt for å tilrettelegge for effektiv gjennomføring av møter og lignende. For å ivareta sikkerheten på våre bygg bruker vi kameraovervåkning. Kameraovervåkning brukes for å forebygge straffbare handlinger som hærverk, innbrudd, og tyveri, og er alltid godt merket. Tilgang til overvåkningsdataene er sterkt begrenset, og lagring og sletting følger de til enhver tid gjeldende lover og anbefalinger.

Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er regulert under Personopplysningsloven, og er for å ivareta tungtveiende interesser. Kameraovervåkning er i tillegg spesielt regulert under Personopplysningsloven. 

Når du besøker KLP Eiendom på nett, behandler vi ulik type informasjon om hvordan du bruker nettsiden vår, med mindre du har reservert deg mot det eller ikke gitt samtykke til slik behandling. Dette gjør vi gjennom bruk av såkalt lokal lagring og informasjonskapsler.

Informasjonen vi henter inn gjennom bruk av denne teknologien bruker vi til ulike formål, for eksempel til webanalyse. Vi ser blant annet på hvor mye tid brukerne er på hvilke sider, hvilke lenker de velger å klikke på og hvor langt brukerne scroller på nettsidene. Til dette bruker vi verktøyet Google Analytics. Vi bruker også lokal lagring og informasjonskapsler til markedsføringsformål dersom du har samtykket til det. Da benytter vi oss av samarbeidspartnere som Youtube, Schibsted og Xaxia. Du kan lese mer om hva disse verktøyene gjør og behandlingen av personopplysninger i personvernerklæringene deres. 

Les mer om hvordan vi behandler personopplysninger gjennom bruk av lokal lagring og informasjonskapsler i cookie-erklæringen vår. 

Noen av våre eiendommer tilbyr allment tilgjengelig trådløst nettverk. Dersom ikke annet er opplyst er dette en gratis tjeneste som gjester i våre eiendommer kan benytte seg av i henhold til betingelsene som oppgis. Du kan bli bedt om å oppgi navn, telefonnummer og e-postadresse. I tillegg registreres og lagres din IP-adresse, MAC-adresse, tidspunkt for pålogging, og mengde brukt data. Opplysningene brukes for å identifisere og autentisere brukerne av nettverket, samt for å forbedre brukeropplevelsen gjennom å automatisk logge enheten inn på ny ved neste besøk.

Hvis du ikke ønsker du å bli registrert automatisk ved senere besøk, kan du gjøre dette i wifi-innstillingene på din telefon gjennom å velge 'glem dette nettverket'. E-postadresse/telefonnummer, MAC-adresser, og datamengde behandles for å generere aggregert statistikk om besøksmønstre.

Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er som hovedregel at det er nødvendig for å gjennomføre avtale om bruk av vår gjestenettverk. Behandling av opplysninger til statistikkformål har grunnlag i vår berettigede interesse i å ha kunnskap om bruken av nettverket

Dersom du søker jobb hos KLP Eiendom trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere søknaden din, administrere rekrutteringsprosessen og finne rett person til den aktuelle stillingen. Disse opplysningene får vi i hovedsak direkte fra deg i din søknad og i et eventuelt jobbintervju og fra eventuelle oppgitte referanser. Eksempler på opplysninger vi behandler er opplysninger om utdannelsen din, bakgrunn, faglige kvalifikasjoner, språk og de interne vurderingene våre. 

Vi bruker også åpne kilder som internett og sosiale medier som LinkedIn i rekrutteringsprosessen. Bruker vi noen av disse kildene til informasjon om deg, og vi mener informasjonen er relevant for rekrutteringsprosessen, vil du få mulighet til å korrigere eventuelle gale opplysninger. For noen typer stillinger må vi behandle personopplysninger om deg for å kunne gjennomføre lovpålagte egnethets- og skikkethetsvurderinger. 

Alle søknader blir lagret i Easycruit og slettes automatisk etter 1 år. Noen ganger benytter vi rekrutterings- og bemanningsbyrå og i så fall er de å anse som databehandler for oss. For enkelte stillinger benytter vi evne- og personlighetstester dersom du samtykker til det. Disse testene lagres i PTS (People Test System) og slettes etter 1 år. Opplysninger fra referansesjekker slettes når rekrutteringsprosessen er ferdig. Dersom du blir ansatt i KLP Eiendom overføres noen av opplysningene til personalmappen din i KLP Eiendom. 

Behandlingsgrunnlaget ved ansettelser er som regel at det er nødvendig for å eventuelt kunne inngå en arbeidsavtale. Grunnlaget for å behandle opplysninger fra evne- og personlighetstester er samtykke.

Du har rett til å få informasjon om hvilke opplysninger vi har om deg og du kan be om en kopi av alle opplysningene vi behandler om deg. Retten til innsyn omfatter også rett til ulike typer informasjon om vår behandling.

Opplysningene vi har om deg skal være riktige, relevante og nødvendige. Du kan kreve å få rettet eller supplert opplysninger om deg dersom opplysningene er ukorrekte eller ufullstendige, med de begrensninger som kan følge av lov.

KLP Eiendom sletter opplysningene vi har om deg på eget initiativ når vi ikke lenger har bruk for dem for å oppfylle formålet som vi innhentet opplysningene for, og opplysningene ikke skal behandles videre for et annet legitimt formål Dersom du mener at KLP Eiendom behandler personopplysninger uten at vi har grunnlag for det, eller utover hva som er nødvendig for å oppnå formålet, kan du ta kontakt med oss og be om sletting. Vi vil alltid slette personopplysningene dine dersom behandlingen vår er basert på ditt samtykke, og du trekker samtykket tilbake.

Du kan motsette deg behandling av personopplysninger som har grunnlag i vår berettigede interesse, dersom du kan vise til særlige grunner knyttet til din situasjon. Det gjelder likevel ikke hvis KLP Eiendom har helt nødvendige og berettigede grunner til å fortsette med behandlingen.

Du kan alltid kreve at KLP Eiendom skal slutte å behandle personopplysninger om deg når formålet er tilpasset markedsføring rettet direkte mot deg eller andre kunder.

Du kan i noen sitasjoner kreve at KLP Eiendom skal begrense behandlingen av personopplysningene om deg. Det innebærer likevel at vi fortsatt kan ha aktuelle opplysninger lagret. All annen behandling av personopplysningene skal midlertidig stanses.

Du har krav på dataportabilitet i noen tilfeller. Det innebærer at du har rett til å få opplysninger som du selv oppga da du inngikk avtale med oss eller ga ditt samtykke, utlevert i et enkelt, maskinlesbart format. Hvis informasjonssikkerheten er forsvarlig, og det er teknisk mulig, kan vi overføre opplysningene dine til en virksomhet som du oppgir. 

Hvis du ønsker innsyn i øvrige opplysninger, eller du ønsker å benytte deg av andre rettigheter, kan du ta kontakt med oss. Se vår kontaktinformasjon nedenfor.

Ønske om innsyn eller andre rettigheter må gis skriftlig. Oppgi gjerne hvilke opplysninger du ønsker innsyn i, slik at vi kan gi deg raskere svar. Vi vil svare deg så snart som mulig og helst innen 30 dager.

Vi vil også gjerne høre fra deg hvis du har synspunkter om KLP Eiendoms behandling av dine personopplysninger eller informasjonen som du har fått fra oss.

Du kan ta kontakt med vårt personvernombud på e-post: personvern@klp.no.

En eventuell klage kan også rettes til Datatilsynet. Du finner informasjon om dette på www.datatilsynet.no.